(2019年第三季度)

 

 

 

 

   总第7期


信息网络工程研究中心 2019年10月15日


摘要:

2019年第三季度是广州国际校区新学期准备的最后冲刺阶段。国际校区信息化建设中,新系统、新技术广泛应用,涉及超过2万个信息通讯点,6千个智能化控制点,数十个应用系统,工程庞大而复杂。在全面协调、周密部署和精确调度下,学校各部门通力合作全力以赴,完成了国际校区一期信息化建设,保障了新学期的顺利开学。

一、重点项目

1、全力以赴广州国际校区信息化建设,确保顺利开学

图 1广州国际校区中央管理平台

2019年第三季度是广州国际校区信息化基础建设关键时期。华南理工大学广州国际校区开学所必需的管理、教学、生活各方面的智慧应用包含智慧迎新,智慧课室,智慧门锁,智慧生活等等,学生从到校开始就可以充分体验国际校区的智能化,其背后的信息化支撑系统庞大而复杂,包括基础网络设施、数据中心机房、安防系统、智慧课室系统、门禁系统、冷热水控制系统、用电控制系统、空调控制系统、中央管理平台等十多个子系统及20000+的信息通信点、6000多智能化控制点的配置、调试、运行、控制等。

图 2现场过程

在非常紧张的时间内,在一期各个信息化系统还处于安装调试过程中,网络中心进行了全面协调、周密部署和精确调度,确保了相关智慧应用的及时上线和成功运行。让所有师生体会到了远程选房、随处上网、宿舍手机开锁、智能消费、用水、用电等便利而又安全的校区环境。


2、一张表工程

教师重复填表问题是困扰国内各高校多年的一个老大难问题。就我校而言,每年人事处的岗聘、考核,研究生院的导师遴选、科技处以及发展规划处的各种材料报送,都要求教师重复填写基本相同的数据,浪费了广大教师大量的时间精力,这个问题也是历年来教代会上反映的一个热点问题。

为了解决教师的这一痛点问题,我们花了近两年的时间建设学校共享数据中心,基本将学校核心部门的业务数据整合起来,为解决这一问题打下了基础。今年年初开始,中心大力推进“一张表”工程的建设, 目标是“只填一次”,具体举措如下:

1、将学校各种填表需求集中起来,统一放到“一张表”平台上,为教师提供集中统一的填表空间;

2、通过与各业务部门和第三方权威机构协调,从各渠道采集教师相关的科研、教学、成果等数据,集中展现在“一张表”平台上,并提供认领和纠错等功能,尽量减少教师的填表工作量;

3、多方了解挖掘各业务部门对教师数据的隐性需求,为没有业务部门主管的数据,如教务主管部门没有纳入管理的教师各种获奖、教材、著作编写、其他教学工作量等、科研主管部门没有纳入管理的项目、专利、软著、成果等,在“一张表”中提供填报的渠道,尽可能完善教师个人相关数据;

到目前为止,通过学校各业务部门的大力支持配合,“一张表”的基本功能已经开发完成,教师的大部分教学、科研等业务数据也基本清洗整理完成,呈现给教师个人查看、认领。同时,也希望广大教师能提出宝贵意见和建议,帮我们进一步完善“一张表”平台,为教师提供更好更便捷的服务。


3、网上办事大厅

图 3网上办事大厅数据统计

网上办事大厅二期项目持续推进,并完成双语版上线,以及两次大版本升级。目前办事大厅已上线服务流程95项。7月1日至10月31日期间,网上办事大厅申请的服务事项共计46475人次,其中已办结5891人次。

2019年7月至今,开发完成并上线的服务流程有17项,具体包括本科课程教师调停课、科研档案外借服务(面向个人)、校领导接待日预约、教职工一站式报到流程 、科研项目结题决算、批量用印(国基申请书、省基合同书、国基结题书)、申报/推荐科技成果奖励申请、学生海外项目申请(本科生)、学生海外项目申请(研究生)、科技合同预审核、投标申请、横向项目过程管理业务、免报仪器设备固定资产、纵向合作协议审核、教职工入住教工宿舍申请服务、二级单位邀请校领导出席活动;开发完成并上线的轻应用有14项,具体包括二级单位域名管理、域名汇总管理、教室借用黑名单管理、教室借用查询、出国成绩单预约时间管理、学生参保缴费标准管理、学生参保名单管理、校领导接待日管理、邀请校领导出席活动查询管理、主机托管管理、教师排课信息查询、电话费查询、学生成绩查询、教职工一站式入职报到管理、中层领导干部因私出国境归国报到。

为了兼容广州国际校区不同需求,对原有7项服务流程进行了修改并上线,具体包括本科生复学申请服务、研究生复学申请服务、学生入住申请、学生宿舍调整申请、本科生校内勤工助学岗位申请、校园文化活动审批、教室借用申请。

开发完成并已交由业务部门测试的服务流程9项,具体包括会议申请、主机托管服务(变更、迁出)服务、软件及信息服务购置审批申请、研究生院英文学位证打印、研究生院英文毕业证明打印、本科生休学申请服务、本科生保留学籍申请服务、教师因公临时出国(境)报备、教师因公临时出国(境)申请。

正在开发的服务流程7项:校内转账缴学生、校内转账缴教工校园网络服务分摊费、校内转账缴教工校园网络服务分摊费(批量)、校内转账缴教工校园网络服务分摊费(批量)、横向项目结题申请、单位对外收费票据借用申请、校内收费项目申请和调整。

目前已完成需求分析的服务流程有30项;

为了进一步满足业务部门更多的网上办事流程需求,与业务部门召开业务梳理及测试会议8次,涉及业务部门包括人事处、校办、国际处、科技成果转化办、广州国际校区综合办、广州国际校区学生办、广州国际校区教学办等;

对已上线流程持续优化,涉及服务10项,共处理需求变更约30项,具体包括学生参保、本科课程教师调停课、本科生复学申请服务、研究生复学申请服务、学生入住申请、学生宿舍调整申请、中层领导干部因私出国境申请、校园文化活动申请、教职工一站式报到流程、大学城电信固话业务。

二、新鲜上架

招标中心:“全程电子化”采购管理与电子招投标系统

图 4电子化采购平台

11月1日,招标中心上线试运行新的采购管理与电子招投标系统,该系统适用于20万元以上货物和服务项目的招标采购,功能涵盖学校招标采购的主要部分。

新系统根据华南理工大学实际,开发大量个性化功能,实现全流程电子化采购,让教师最多跑一次,做到了“信息多跑路,师生少跑腿”,为采购人节约时间成本,提高采购质量。

据了解,运用新系统,采购人可随时填报采购需求、灵活变更内容、在线咨询交流、实时审查文件、线上确认结果、打印中标通知书,系统可自动生成采购文件、采购公告、变更公告、成交公告、成交通知书,实现各采购方式智能指引、各环节短信通知等功能。

新系统开通便捷的供应商询问质疑通道,主动接受监督。供应商可利用CA实现24小时随时提交投标文件。系统附设征信查询功能,加强了对供应商管理。

在采购业务中,各流程环环相扣,层层审核;系统自动生成内容,经办人编辑定稿,审核人审核确认,复核人复核发布;电子化评标的自动定位功能便于专家精准打分,加快评审速度、提升评审质量。

新系统实现了自动审核供应商报名、自动抽取专家、自动计算专家评审费,降低人为干扰因素。所有环节网上进行并留痕,实现“有迹可循,有据可查,过程可追溯”,实时监管违规行为。


国际校区:国际校区数据中心


图 5广州国际校区数据中心

依托我校广州国际校区建设,在国际校区建设我校新的数据中心,数据中心采用A级和B级相结合的标准设计,采用水冷制冷系统和冗余的电力供应线路以及才有发电机保障,确保数据中心的稳定运行。中心建成后约容纳600个机柜,首期落成机柜约280个。

经过约一年的建设,目前已经基本完成,进入调试和试用期,首期的机柜功率将有10kw、16kw和20kw等供电规格,预计可以满足包括科学计算在内的多种需求场景。

三、短讯

信息化校内预算申报

为规范和加强我校信息化经费管理,提高经费使用效益,信息化校内预算申报4月份开始在在网上办事大厅运行,面向全校各单位征集各年度信息化建设需求。从7月1日到10月31日,共有32个单位申请187项2020年度信息化预算;共26个单位申报34项日常业务费。

学校软件和信息服务项目管理

从7月1日至今(10月31日),学校各部处单位共有152个立项项目,4场可行性论证会,58个项目进行合同签订,28个项目进行项目验收,其中组织了8场现场验收会,24个软件项目进行报增,3个软件项目入库。

数据治理持续进行

协调教务处、研究生院、专利事务中心、高教所、人事处等单位补充提供2014年9月至2016年12月以及2019年1月至2019年8月的教学科研数据。目前已接收到EXCEL数据文档27份。一张表需要对这些数据进行人员拆分、工号匹配、数据格式转换、数据质量检查等工作。

10月28日至11月5日期间,接收并处理一张表相关数据咨询150多项。

就数据问题与教务处沟通超过30人次,与专利事务中心沟通超过10人次,与研究生院沟通超过10人次,与人事处沟通超过20人次。

根据问题,分析并制定解决方案,计划新增6个数据项,修改10多个数据项。

迎新离校系统

2019年本科生夏季离校(共6201人次)和研究生夏季离校批次(共3733人次)于6月下旬启动,2019年研究生秋季离校批次(共281人次)于9月下旬日启动。截止10月31日(系统数据)本科夏季离校完成率79.18%,研究生夏季离校完成率92.53%,研究生秋季离校完成率54.45%。

校园一卡通完成三级等级保护测评工作

8月,校园一卡通系统份完成并通过三级等级保护工作。系统运行安全可靠,第三季度资金结算共涉及约125个商户的资金约1704万,发放新生校园卡预充值补助共计6009人,共1201800元。

信息服务厅迎来业务高峰期

8月23日至9月30日,信息服务厅和呼叫中心迎来这学年的业务高峰期。在这段时期,信息服务大厅的日均业务量为161人次,比平时日均业务量90左右人次高出79.26%;最高日业务量出现在9月2日,达298人次,主要办理一卡通业务、教工网络业务以及其他业务咨询。

高峰期间,呼叫中心的日均呼入量为193通,比平时的日均呼入量70通左右高了175.71%;最高日呼入量出现在9月20日迎新当天,达到638通;最高时呼入量出现在当天15时,时呼入量为100通。当天来电主要是学生咨询开网、医保缴费、健康档案以及统一认证账号密码重置等问题。

虽然业务量和呼入量均比平时大很多,但服务团队仍然保持着高水平的服务质量,日均呼损量仅有5.79通,满意评价占比高达99.22%。

   五山校区信息服务厅搬迁

根据学校安排,五山校区信息服务厅搬迁至五山校区师生服务大厅(一号楼一楼东侧大厅)。我中心五山校区信息服务大厅在9月27日下午暂停服务进行搬迁工作。由于设备种类多、业务逻辑复杂,当天下午7点服务中心关门前,大部分设备还不能正当使用。为了保证9月29日在新的办公地点为用户正常提供服务,用户服务部利用仅有的一天周末,加班进行设备安装、调试工作。在运行部和一卡通部的大力支持下,9月28日下午6点,所有服务岗位的所有业务系统都正常使用运行。