电子邮件是否能正常发送或接收，与多个环节有关，缺一不可。首先要确认网络链路是畅通的，这当然是基本的；再者与发送邮件的客户端、客户所在或使用的邮件服务器系统或网站、发往的邮件服务器系统或网站，以及接收邮件的客户端密切相关；且目前的网站或邮件服务器系统一般都设有防火墙以及垃圾邮件过滤系统以保护网站系统并阻止垃圾邮件对用户的干扰。
一、对于发出邮件：
1、每分钟内单个发邮件的“发送频率”限制：我校邮件服务器系统设置为不能超过5封；或者说在1分钟内点击5次“发送”邮件，该邮件发件人帐号将被系统自动加入到黑名单锁定暂时禁封！封禁60分钟后自动解封，即被禁封后60分钟内发不了邮件。若被加入黑名单后再发邮件将收到退信通知。
2、若使用“群发软件”自动发垃圾邮件将被直接永久禁封，且不设置退信通知。
3、但若是“一封邮件抄送”发给多人的情形，例如校内邮件抄送给多人，且只点击一次“发送”，只算一封邮件，不作垃圾邮件处理；此举是为了方便校内单位办公室或教师使用学校邮箱发公务通知或教学通知，相信各位不会使用学校邮箱发广告垃圾；但请不要同时抄送太多，以免增加服务器负担。
但若发送或抄送给校外的邮箱，则与校外外域邮箱服务器的设置规则与策略有关，比如有些外域邮件服务器系统限制发送抄送数量可能为30封或60封。若邮件未发出或对方不能接收则一般有退信通知。
4、有“关键词过滤”或有敏感词的垃圾邮件过滤，例如法轮功字样是会被过滤的。但若关键词字之间加了其他字符或隐含条件，即关键字词出现的位置、顺序或摸样不完全符合这些关键字设置的样式的邮件是不会被视为垃圾邮件的。若用户不想接受这类垃圾邮件则需用户提交垃圾邮件报告，或另发邮件给系统管理员举报这类垃圾邮件。关键字词过滤不设置退信通知。
5、对于故意发垃圾邮件或散发反动邮件的情况，系统设置“不退信通知”是邮件服务的惯例，以免被发垃圾邮件者测试所发邮件地址是否存在或是否正确或是否正常使用以便其继续发垃圾邮件。
对于故意恶意发送垃圾邮件或发动邮件者，依据有关法规保留追究其责任的权利。
同时，也提醒用户，对于收到的明显是垃圾邮件，并拟提交垃圾邮件报告的垃圾邮件，不要回复。
6、其他错误情况“退信通知”主要有：
1）邮件地址写错，例如字母或符号错误，点的符号没有使用英文状态下的点的符号；
2）回邮地址设置错误，例如字母顺序错误；
3）多个收件人帐号之间未使用英文字符状态的逗号（,）或分号（;）隔开而报错；
4）对方邮箱容量不足或已超额（请电话或其他方式告知对方清理邮箱）；
5）对方或己方邮件服务器故障；或对方邮件服务器系统设置错误；突发网络故障；等等。
6）对方用户不能接收邮件，可能与对方网站或对方邮件服务器系统采用了“信任域”模式设置有关，即对方网站或邮件服务器只接收经过其确认过且“信任”的一定范围的网站或邮件服务器发过来的邮件。对方认为不信任的或没有向其申请登记注册的邮箱服务器发过来的邮件是不安全的邮件，拒绝接收。
处理办法是向双方邮件服务器系统管理机构或管理员反映，双方邮件服务器管理员协商，并设置为互相信任对方用户邮件。我校教工邮件域或邮箱后缀为：@scut.edu.cn ；学生邮件域为：@mail.scut.edu.cn 。
二、接收邮件方面
1、“关键字过滤”，没有退信通知；
2、过滤的垃圾邮件，若是教工邮箱的，将过滤到“我的垃圾邮件箱”中，保留7天后自动删除。
3、“疑似垃圾邮件”，若对于教工邮箱，可疑垃圾邮件则将会被置于“备份邮箱”中，保留7天后自动删除。如果感觉邮件收发有疑问时建议先看看“我的垃圾邮件箱”或“备份邮箱”，看是否被当作疑似垃圾邮件或误作垃圾邮件“误过滤”？如有类似情况请另发邮件给管理员申诉。
3、被提交过的垃圾邮件，系统将判断若与提交过的垃圾邮件完全一致，发件地址、收件地址以及主题标题若完全相同，将被过滤。
但是若发垃圾邮件者“改头换面”，即垃圾邮件发送者采取一些反过滤的措施会让内容一样或者类似的邮件产生不同的样式或特征值，这样的邮件系统当其为新邮件不会过滤，需要用户重新提交新的垃圾邮件报告。这就是用户反映已经多次提交垃圾邮件报告，但“垃圾邮件”还来的现象。
4、若遇“顽固性垃圾邮件”（即似乎提交垃圾邮件报告多次但实际上经常改头换面的垃圾邮件），或其他特殊情况，可以另外发邮件向管理员申诉。
6、若是被发件方的邮件服务器退信，则应首先向发出方邮件服务器管理员反映或询问。
7，用户使用学校邮箱还可以在“参数设置”里自设置一些“过滤器”规则来将邮件按个性化需求分类或过滤。这种过滤是直接“永久删除”，请慎用。
三、关于邮件收发问题，可致电网络中心服务电话87110228转2，或者发送电子邮件到网络中心服务邮箱service@scut.edu.cn。
四、如何联系对方邮件服务器系统管理员？
1、对方网站一般都有联系办法，例如邮件地址或电话号码；或有客户服务或意见反馈的页面可直接填写；
2、邮件或网站服务的邮箱可能是webmaster、service、mail之类的帐号+@+对方网站域名或邮箱后缀；
3、要留意对方网站域名或后缀是否书写正确？也可以考虑在网上搜索确认域名是否正确或是否存在。
